Manajemen lisensi & kepatuhan perangkat lunak
Informasi Dokumen
| Atribut | Keterangan |
|---|---|
| Kode Dokumen | DTSI-SOP-AST-03 |
| Kode LPM | — |
| Revisi | 1.0 |
| Tanggal Efektif | — (ditetapkan saat persetujuan Kepala DTSI) |
| Pemilik Dokumen | Departemen Teknologi dan Sistem Informasi (DTSI), Universitas Harapan Bangsa |
| Pemilik Proses | Kepala Departemen Teknologi dan Sistem Informasi (DTSI) |
| Kelas | Wajib |
| Status | DRAFT — siap peninjauan pimpinan |
1. Tujuan
Mengendalikan pembelian, alokasi, pemantauan pemakaian, dan pembaruan lisensi perangkat lunak agar institusi patuh kontrak dan siap diaudit vendor—selaras ISO/IEC 19770 dan praktik pengendalian aset ISO/IEC 27002.
2. Ruang lingkup
Perangkat lunak komersial, subscription, dan lisensi volume yang dikelola DTSI atau dibeli unit dengan dukungan DTSI. Perangkat lunak open source tetap dicatat bila mendukung layanan produksi (versi, lisensi OSS, SBOM bila tersedia).
3. Dokumen terkait
| Dokumen | Relasi |
|---|---|
| DTSI-SOP-AST-01 | Aset yang memasang software |
| DTSI-SOP-AST-04 | Pengadaan lisensi |
| DTSI-SOP-DEV-04 | Dependensi dan rilis |
| DTSI-SOP-SUP-01 | SaaS dan portal vendor |
4. Definisi
| Istilah | Makna |
|---|---|
| Entitlement | Hak pemakaian menurut kontrak (seat, core, named user). |
| True-up | Penyesuaian jumlah lisensi ke pemakaian aktual. |
| Metering | Pengukuran pemakaian untuk lisensi berbasis konsumsi. |
5. Peran dan tanggung jawab
| Peran | Tanggung jawab |
|---|---|
| Kepala DTSI | Menyetujui pembelian strategis dan pengecualian kepatuhan. |
| Manajer lisensi | Register kontrak, renewal, rekonsiliasi. |
| Admin sistem | Instalasi sesuai entitlement, tidak melebihi kuota. |
6. Prosedur
- Register: setiap produk memiliki entri: vendor, nomor kontrak, tanggal mulai/akhir, metrik lisensi, pemilik bisnis internal.
- Pengadaan: hanya melalui jalur resmi DTSI-SOP-AST-04; simpan PO dan proof of license.
- Alokasi: catat penempatan ke server/workgroup; untuk per user, tautkan ke identitas atau unit.
- Pemantauan: minimal kuartalan, bandingkan pemasangan terdeteksi (tool inventory) dengan entitlement; laporkan defisit/surplus.
- Pembaruan & renewal: kalender jatuh tempo H-60; uji kompatibilitas sebelum upgrade mayor.
- Audit vendor: siapkan ekspor inventaris dan bukti pembelian dalam 10 hari kerja setelah permintaan.
7. Larangan
- Menginstal salinan komersial tanpa entitlement.
- Membagikan license key di kanal tidak terenkripsi.
- Mengabaikan batas dev/test vs produksi dalam kontrak.
8. Rujukan ISO (indikatif)
- ISO/IEC 19770 — IT asset management untuk perangkat lunak.
- ISO/IEC 27002 — pengendalian instalasi perangkat lunak.
9. Rekaman wajib
- Register lisensi, hasil rekonsiliasi kuartal, bukti renewal.
10. Indikator kinerja
| Indikator | Target |
|---|---|
| Produk kritikal tanpa tanggal renewal terjadwal | 0 |
| Temuan audit lisensi tanpa rencana perbaikan 30 hari | 0 |
11. Tinjauan dokumen
Minimal tahunan atau setelah audit vendor/keuangan besar.
Register SOP: Daftar SOP Operasional