IK — Permohonan pembuatan aplikasi dan/atau situs web

Informasi Dokumen

Atribut	Keterangan
Kode Dokumen	DTSI-IK-OPS-10-02
Kode SOP induk	DTSI-SOP-OPS-10 (selaras DTSI-SOP-GOV-02 untuk in house / vendor)
Kode LPM	LPM.UHB.SOP04.04.06.03.05
Revisi	1.0
Tanggal Efektif	— (ditetapkan saat persetujuan Kepala DTSI)
Pemilik Dokumen	Departemen Teknologi dan Sistem Informasi (DTSI), Universitas Harapan Bangsa
Pemilik Proses	Kepala Departemen Teknologi dan Sistem Informasi (DTSI)
Status	DRAFT — instruksi kerja operasional

1. Tujuan

Memberikan langkah operasional terperinci bagi pemohon dan pelaksana DTSI untuk permohonan pembuatan aplikasi dan/atau situs web, dari pengambilan formulir dan persetujuan bertingkat hingga pelaksanaan (in house atau vendor), uji coba, sosialisasi, umpan balik pemohon, dan dokumentasi, selaras DTSI-SOP-OPS-10 dan DTSI-SOP-GOV-02.

2. Ruang lingkup

Berlaku untuk permohonan pengembangan aplikasi dan/atau situs web institusi yang diproses melalui staf DTSI bagian pemrograman dan persetujuan Kepala DTSI serta pimpinan institusi sesuai prosedur di bawah.

Di luar ruang lingkup: insiden keamanan pada aplikasi yang sudah berjalan (rujuk DTSI-SOP-INC-01); perubahan besar berisiko tinggi tanpa persetujuan portofolio (selaras DTSI-SOP-OPS-02).

3. Dokumen terkait

Dokumen	Relasi
DTSI-SOP-OPS-10	Pemenuhan permintaan layanan
DTSI-SOP-GOV-02	Portofolio, prioritas sumber daya, inisiatif strategis
DTSI-SOP-DEV-01	Secure SDLC untuk pelaksanaan in house
DTSI-SOP-SUP-01	Vendor dan mitra bila penunjukan vendor
DTSI-SOP-OPS-01	Titik masuk tiket / komunikasi layanan
DTSI-SOP-CPL-02	Data pribadi pada proses pemohon
DTSI-SOP-ADM-01	Rekaman dan pengendalian dokumen
Daftar SOP Operasional	Register & pemetaan LPM

4. Peran dan tanggung jawab

Peran	Tanggung jawab
Pemohon	Mengisi formulir, mengurus persetujuan bertingkat, mengajukan ke Kepala DTSI, uji coba dan konfirmasi kebutuhan dalam jangka waktu yang ditetapkan.
Atasan langsung pemohon	Keputusan atas permohonan.
Rektor	Keputusan atas permohonan.
Ketua Yayasan Pendidikan Dwi Puspita	Keputusan persetujuan formulir; keputusan in house atau penunjukan vendor.
Kepala DTSI	Pemeriksaan kelengkapan formulir, penjadwalan prioritas, koordinasi analisis kebutuhan, tindak lanjut pelaksanaan, pencarian vendor bila perlu.
Staf DTSI bagian pemrograman	Analisis kebutuhan, dokumentasi formulir data kebutuhan, pendampingan vendor, pengujian, panduan pengguna, sosialisasi, optimalisasi, log book.
Vendor (bila ditunjuk)	Pemrosesan pembuatan sesuai kontrak dengan pendampingan DTSI.

5. Prosedur

a. Pemohon menghubungi staf DTSI bagian pemrograman untuk meminta Formulir Permohonan Pembuatan Aplikasi dan/atau Situs Web.

b. Pemohon melengkapi Formulir Permohonan Pembuatan Aplikasi dan/atau Situs Web sesuai ketentuan dan meminta tanda tangan persetujuan dari atasan langsung pemohon.

c. Atasan langsung pemohon memberikan keputusan terhadap permohonan yang diajukan.

d. Pemohon melengkapi formulir yang sama dengan meminta tanda tangan persetujuan dari rektor.

e. Rektor memberikan keputusan terhadap permohonan yang diajukan.

f. Pemohon melengkapi formulir yang sama dengan meminta tanda tangan persetujuan dari Ketua Yayasan Pendidikan Dwi Puspita.

g. Ketua Yayasan Pendidikan Dwi Puspita memberikan keputusan terhadap permohonan yang diajukan.

h. Pemohon mengajukan Formulir Permohonan Pembuatan Aplikasi dan/atau Situs Web yang telah terisi lengkap kepada Kepala DTSI.

i. Kepala DTSI memeriksa kelengkapan formulir dan menentukan waktu pengerjaan aplikasi dan/atau situs web berdasarkan skala prioritas.

j. Pada waktu pengerjaan yang telah ditentukan, Kepala DTSI melalui staf DTSI bagian pemrograman melakukan analisis kebutuhan untuk pembuatan aplikasi dan/atau situs web.

k. Staf DTSI bagian pemrograman mendokumentasikan hasil analisis kebutuhan dengan mengisi Formulir Data Kebutuhan Pembuatan Aplikasi dan/atau Situs Web.

l. Staf DTSI bagian pemrograman menyampaikan hasil analisis kebutuhan kepada Kepala DTSI melalui Formulir Data Kebutuhan Pembuatan Aplikasi dan/atau Situs Web.

m. Kepala DTSI bersama staf DTSI bagian pemrograman berkoordinasi dengan Ketua Yayasan Pendidikan Dwi Puspita untuk menetapkan apakah pembuatan akan dilakukan in house atau dengan menunjuk vendor.

n. Ketua Yayasan Pendidikan Dwi Puspita memberikan keputusan yang menentukan pembuatan aplikasi dan/atau situs web dilakukan in house atau dengan penunjukan vendor.

o. Kepala DTSI menindaklanjuti proses pembuatan aplikasi dan/atau situs web, sesuai dengan keputusan:

1) Untuk metode pembuatan aplikasi dan/atau situs web in house:

Kepala DTSI melalui staf DTSI bagian pemrograman membuat aplikasi dan/atau situs web sesuai dengan tahapan SDLC (rujuk DTSI-SOP-DEV-01).

2) Untuk metode pembuatan aplikasi dan/atau situs web dengan penunjukan vendor:

a) Kepala DTSI mencari vendor (selaras kebijakan pengadaan dan DTSI-SOP-SUP-01 bila relevan).

b) Vendor memproses pembuatan aplikasi dan/atau situs web dengan didampingi oleh staf DTSI bagian pemrograman.

p. Setelah pembuatan, staf DTSI bagian pemrograman melakukan uji coba terhadap aplikasi dan/atau situs web dan memastikan aplikasi dan/atau situs web tersebut dapat berfungsi dengan baik.

q. Staf DTSI bagian pemrograman membuat panduan penggunaan aplikasi dan/atau situs web tersebut.

r. Staf DTSI bagian pemrograman mensosialisasikan aplikasi dan/atau situs web yang telah dibuat dan menyerahkan panduan penggunaan kepada pemohon.

s. Pemohon melakukan uji coba menggunakan aplikasi dan/atau situs web untuk memastikan apakah aplikasi dan/atau situs web tersebut sudah sesuai dengan kebutuhan atau belum:

1) Apabila aplikasi dan/atau situs web belum sesuai dengan kebutuhan:

a) Pemohon menghubungi staf DTSI bagian pemrograman melalui pesan singkat, telepon, atau menemui secara langsung untuk menyampaikan kekurangan atau kebutuhan yang belum terpenuhi, dalam jangka waktu maksimal 1 (satu) bulan setelah pemohon menerima panduan penggunaan aplikasi dan/atau situs web.

b) Staf DTSI bagian pemrograman memproses optimalisasi aplikasi dan/atau situs web agar sesuai dengan kebutuhan pemohon.

2) Apabila aplikasi dan/atau situs web sudah sesuai dengan kebutuhan:

a) Pemohon menghubungi staf DTSI bagian pemrograman melalui pesan singkat, telepon, atau menemui secara langsung untuk konfirmasi bahwa aplikasi dan/atau situs web sudah sesuai dengan kebutuhan pemohon, dalam jangka waktu maksimal 1 (satu) bulan setelah pemohon menerima panduan penggunaan aplikasi dan/atau situs web.

b) Staf DTSI bagian pemrograman mendokumentasikan pembuatan aplikasi dan/atau situs web dengan melengkapi Log Book Pembuatan Aplikasi dan Situs Web.

6. Formulir dan sistem

Aset	Keterangan / tautan
Formulir Permohonan Pembuatan Aplikasi dan/atau Situs Web	[Diisi: lokasi unduhan atau nomor revisi formulir resmi]
Formulir Data Kebutuhan Pembuatan Aplikasi dan/atau Situs Web	[Diisi: lokasi unduhan atau nomor revisi formulir resmi]
Log Book Pembuatan Aplikasi dan Situs Web	[Diisi: tautan atau lokasi pencatatan]

Tautan dan formulir

Lengkapi tabel di atas dengan aset yang disahkan Kepala DTSI. Verifikasi berkala saat tinjauan dokumen.

7. Rekaman wajib

Formulir permohonan lengkap dengan jejak persetujuan b–g dan pengajuan ke Kepala DTSI (h).
Formulir Data Kebutuhan dan bukti penyampaian kepada Kepala DTSI (k–l).
Bukti keputusan in house / *vendor dan dokumen terkait pengadaan atau SDLC (m–o*).
Bukti uji coba internal (p) dan serah terima panduan serta sosialisasi (q–r).
Konfirmasi atau catatan optimalisasi dari pemohon dalam jendela 1 bulan (s); entri Log Book setelah konfirmasi sesuai (s.2)b)).

8. Tinjauan dokumen

Minimal setiap tahun atau setelah perubahan formulir, alur persetujuan, kebijakan vendor, atau tahapan SDLC institusi.

Register: Daftar SOP Operasional · SOP induk: DTSI-SOP-OPS-10 · Selaras: DTSI-SOP-GOV-02