Retensi, arsip elektronik, dan pemusnahan data

Informasi Dokumen

Atribut	Keterangan
Kode Dokumen	DTSI-SOP-CPL-03
Kode LPM	—
Revisi	1.0
Tanggal Efektif	— (ditetapkan saat persetujuan Kepala DTSI)
Pemilik Dokumen	Departemen Teknologi dan Sistem Informasi (DTSI), Universitas Harapan Bangsa
Pemilik Proses	Kepala Departemen Teknologi dan Sistem Informasi (DTSI)
Kelas	Wajib*
Status	DRAFT — siap peninjauan pimpinan

* Wajib bila institusi menyimpan data akademik/kepegawaian/keuangan elektronik; sesuaikan dengan peraturan arsip universitas.

1. Tujuan

Menetapkan jangka simpan, penyimpanan arsip elektronik, dan pemusnahan data yang aman dan dapat diaudit sehingga tidak ada penyimpanan berlebihan dan risiko kebocoran dari data usang berkurang—selaras ISO/IEC 27002 (information deletion, data retention) dan kebijakan arsip kampus.

2. Ruang lingkup

Basis data aplikasi, repositori file, backup, log operasional, surat elektronik arsip, dan media yang dikelola DTSI. Kebijakan retensi hukum/akademik definitif ditetapkan universitas; SOP ini mengoperasionalkan sisi TI.

3. Dokumen terkait

Dokumen	Relasi
DTSI-SOP-CPL-02	Data pribadi & hak subjek
DTSI-SOP-ADM-01	Rekaman retensi
DTSI-SOP-OPS-03	Siklus backup
DTSI-SOP-AST-04	Pemusnahan media fisik
DTSI-SOP-INC-01	Insiden selama pemusnahan

4. Tabel retensi (kerangka)

Kelas data	Contoh	Retensi minimum	Pemusnahan
Log audit keamanan	Autentikasi admin	[Diisi] tahun	Hapus aman setelah jangka
Tiket layanan	ITSM	[Diisi]	Arsip atau hapus
Data akademik	Nilai, KRS	Sesuai peraturan arsip	Koordinasi unit akademik
Backup	Snapshot harian	Jendela restore + hukum	Expire otomatis

[Diisi institusi: gabungkan dengan tabel retensi resmi universitas.]

5. Peran dan tanggung jawab

Peran	Tanggung jawab
Kepala DTSI	Menyetujui pengecualian retensi strategis.
Admin data / DBA	Eksekusi penghapusan, skrip purge, verifikasi.
Hukum / arsip	Interpretasi kewajiban hukum penyimpanan.

6. Prosedur — retensi operasional

1. Inventaris: daftar sistem dengan jenis data dan pemilik bisnis.
2. Penetapan: setiap sistem memiliki aturan retensi tertulis (otomatis atau tiket berkala).
3. Penyimpanan arsip: jika data harus dipertahankan read-only, pisahkan dari produksi; enkripsi dan kontrol akses ketat.
4. Pemusnahan logis: hapus dari DB/filestore; pastikan replika dan cache ikut dibersihkan.
5. Pemusnahan backup: sesuaikan jadwal retention policy penyimpanan; dokumentasikan.
6. Media fisik: ikuti DTSI-SOP-AST-04.

Diagram ringkas

flowchart TD
  prod[Data_produksi] --> rt[Jadwal_retensi]
  rt --> ark[Arsip_read_only]
  rt --> del[Pemusnahan_aman]
  ark --> del

7. Pemegang hak dan permintaan penghapusan

1. Permintaan terkait data pribadi diproses sesuai DTSI-SOP-CPL-02 dan pengecualian hukum yang berlaku.

8. Rujukan ISO (indikatif)

• ISO/IEC 27002 — information deletion, data retention, logging.

9. Rekaman wajib

• Log pemusnahan (sistem, tanggal, volume/identifier), persetujuan pengecualian, bukti wipe media.

10. Indikator kinerja

Indikator	Target
Sistem kritikal tanpa aturan retensi tertulis	0
Pemusnahan tanpa log bukti	0

11. Tinjauan dokumen

Minimal tahunan atau setelah perubahan peraturan arsip/PDP.

---

Register SOP: Daftar SOP Operasional