IK — Pembuatan akun surel domain UHB
Informasi Dokumen
| Atribut | Keterangan |
|---|---|
| Kode Dokumen | DTSI-IK-EML-01-01 |
| Kode SOP induk | DTSI-SOP-EML-01 |
| Kode LPM | LPM.UHB.SOP04.04.06.03.02 |
| Revisi | 1.0 |
| Tanggal Efektif | — (ditetapkan saat persetujuan Kepala DTSI) |
| Pemilik Dokumen | Departemen Teknologi dan Sistem Informasi (DTSI), Universitas Harapan Bangsa |
| Pemilik Proses | Kepala Departemen Teknologi dan Sistem Informasi (DTSI) |
| Status | DRAFT — instruksi kerja operasional |
1. Tujuan
Memberikan langkah operasional terperinci bagi pemohon dan pelaksana DTSI untuk pembuatan akun surel dengan domain UHB, dari pengajuan hingga penyerahan kredensial sementara, selaras kebijakan DTSI-SOP-EML-01.
2. Ruang lingkup
Berlaku untuk permohonan akun surel institusi domain UHB yang diproses melalui jalur resmi DTSI. Di luar ruang lingkup: pemulihan akun kompromi, insiden keamanan, dan perubahan kebijakan platform surel (rujuk SOP induk dan DTSI-SOP-INC-01 bila perlu).
3. Dokumen terkait
| Dokumen | Relasi |
|---|---|
| DTSI-SOP-EML-01 | Kebijakan surel & kolaborasi |
| DTSI-SOP-ACC-01 | Identitas & akses |
| DTSI-SOP-CPL-02 | Data pribadi pada proses pemohon |
| Daftar SOP Operasional | Register & pemetaan LPM |
4. Peran dan tanggung jawab
| Peran | Tanggung jawab |
|---|---|
| Pemohon | Mengunduh, mengisi, dan mengajukan formulir lengkap melalui saluran resmi. |
| Kepala DTSI | Menugaskan / mengawasi pemrosesan melalui staf terkait. |
| Staf DTSI bagian jaringan | Memverifikasi ketersediaan alamat, membuat akun, mendokumentasikan, menginformasikan kredensial sementara kepada pemohon sesuai alur. |
| Staf Biro SDM dan Legal | Menginformasikan username dan sandi sementara kepada karyawan yang bersangkutan (langkah h.1). |
| Ketua/Kepala unit kerja | Menginformasikan username dan sandi sementara kepada pengelola surel di unit kerja (langkah h.2). |
5. Prosedur
a. Pemohon mengunduh Formulir Permohonan Pembuatan E-mail melalui https://s.id/formulirpermohonanpembuatane-mail.
b. Pemohon mengisi Formulir Permohonan Pembuatan E-mail.
c. Pemohon mengajukan permohonan pembuatan akun surel kepada Kepala DTSI dengan mengirimkan formulir yang sudah terisi lengkap melalui https://forms.gle/yZD7EJ5nKda7ED7f6.
d. Kepala DTSI melalui staf DTSI bagian jaringan memproses permohonan dengan memastikan alamat surel yang diajukan sudah terdaftar atau belum:
1) Apabila alamat surel yang diajukan sudah terdaftar, staf DTSI bagian jaringan menghubungi pemohon untuk mendiskusikan alamat baru, kemudian melanjutkan proses pembuatan akun.
2) Apabila alamat surel yang diajukan belum terdaftar, staf DTSI bagian jaringan melanjutkan proses pembuatan akun.
e. Staf DTSI bagian jaringan melanjutkan pembuatan akun menggunakan kata sandi sementara (wajib diganti pemegang akun sesuai kebijakan institusi).
f. Staf DTSI bagian jaringan mendokumentasikan akun yang telah dibuat di Log Book Pembuatan E-mail: https://s.id/logbookpembuatane-mail.
g. Staf DTSI bagian jaringan menginformasikan akun surel kepada pemohon, mencakup username dan kata sandi sementara, sesuai mekanisme institusi.
h. Pemohon menerima akun surel:
1) Staf Biro SDM dan Legal menginformasikan username dan kata sandi sementara kepada karyawan yang bersangkutan.
2) Ketua/Kepala unit kerja menginformasikan username dan kata sandi sementara kepada pengelola surel di unit kerja.
6. Formulir dan sistem
| Aset | Tautan |
|---|---|
| Formulir unduhan | https://s.id/formulirpermohonanpembuatane-mail |
| Pengajuan ke Kepala DTSI (Google Form) | https://forms.gle/yZD7EJ5nKda7ED7f6 |
| Log Book Pembuatan E-mail | https://s.id/logbookpembuatane-mail |
Tautan dan formulir
Shortlink dan formulir dapat berubah. Verifikasi berkala (minimal saat tinjauan dokumen) dan perbarui IK ini agar selalu mencerminkan saluran resmi yang disahkan Kepala DTSI.
7. Rekaman wajib
- Formulir / entri pengajuan yang diterima (sistem formulir).
- Entri Log Book Pembuatan E-mail untuk setiap akun yang dibuat.
- Bukti komunikasi kepada pemohon bila alamat surel disesuaikan (langkah d.1).
8. Tinjauan dokumen
Minimal setiap tahun atau segera setelah perubahan formulir, shortlink, alur peran (SDM/Legal/unit), atau platform surel.
Register: Daftar SOP Operasional · SOP induk: DTSI-SOP-EML-01