IK — Pengajuan pembuatan subdomain
Informasi Dokumen
| Atribut | Keterangan |
|---|---|
| Kode Dokumen | DTSI-IK-OPS-14-01 |
| Kode SOP induk | DTSI-SOP-OPS-14 |
| Kode LPM | LPM.UHB.SOP04.04.06.03.03 |
| Revisi | 1.0 |
| Tanggal Efektif | — (ditetapkan saat persetujuan Kepala DTSI) |
| Pemilik Dokumen | Departemen Teknologi dan Sistem Informasi (DTSI), Universitas Harapan Bangsa |
| Pemilik Proses | Kepala Departemen Teknologi dan Sistem Informasi (DTSI) |
| Status | DRAFT — instruksi kerja operasional |
1. Tujuan
Memberikan langkah operasional terperinci bagi pemohon dan pelaksana DTSI untuk pengajuan dan pembuatan subdomain institusi, dari persetujuan administratif hingga dokumentasi dan pemberitahuan kepada pemohon, selaras DTSI-SOP-OPS-14.
2. Ruang lingkup
Berlaku untuk permintaan subdomain baru di bawah domain institusi yang dikelola DTSI. Di luar ruang lingkup: perubahan rekaman DNS tanpa nama host baru, rotasi sertifikat saja, dan insiden keamanan (rujuk SOP induk dan dokumen terkait).
3. Dokumen terkait
| Dokumen | Relasi |
|---|---|
| DTSI-SOP-OPS-14 | DNS, sertifikat, publikasi layanan eksternal |
| DTSI-SOP-OPS-02 | Manajemen perubahan bila dampak signifikan |
| DTSI-SOP-ACC-01 | Akses konsol DNS / sistem terkait |
| DTSI-SOP-CPL-02 | Data pribadi pada proses pemohon |
| Daftar SOP Operasional | Register & pemetaan LPM |
4. Peran dan tanggung jawab
| Peran | Tanggung jawab |
|---|---|
| Kepala unit kerja (pemohon) | Mengisi formulir permohonan, mengurus persetujuan bertingkat, mengajukan formulir lengkap kepada Kepala DTSI. |
| Atasan langsung pemohon | Memberikan keputusan atas permohonan. |
| Rektor | Memberikan keputusan atas permohonan. |
| Ketua yayasan | Memberikan keputusan atas permohonan. |
| Kepala DTSI | Menerima pengajuan; mengarahkan pemeriksaan dan pembuatan subdomain melalui staf terkait. |
| Staf DTSI bagian server dan jaringan | Memeriksa ketersediaan subdomain, memproses atau mengkoordinasikan alternatif, mendokumentasikan, menginformasikan hasil kepada pemohon. |
5. Prosedur
a. Kepala unit kerja mengisi formulir permohonan pembuatan subdomain dan meminta persetujuan dari atasan langsung pemohon.
b. Atasan langsung pemohon memberikan keputusan terhadap permohonan yang diajukan.
c. Kepala unit kerja mengajukan permohonan kepada rektor.
d. Rektor memberikan keputusan terhadap permohonan yang diajukan.
e. Kepala unit kerja mengajukan permohonan kepada ketua yayasan.
f. Ketua yayasan memberikan keputusan terhadap permohonan yang diajukan.
g. Kepala unit kerja mengajukan formulir permohonan pembuatan subdomain yang sudah terisi lengkap kepada Kepala DTSI.
h. Kepala DTSI melalui staf DTSI bagian server dan jaringan melakukan pemeriksaan ketersediaan subdomain.
i. Apabila subdomain tersedia, staf DTSI bagian server dan jaringan memproses pembuatan subdomain sesuai dengan yang diajukan.
j. Apabila subdomain tidak tersedia, staf DTSI bagian server dan jaringan berkoordinasi dengan pemohon terkait pergantian subdomain.
k. Staf DTSI bagian server dan jaringan mendokumentasikan penambahan subdomain dengan mengisi logbook subdomain.
l. Staf DTSI memberi informasi terkait subdomain yang telah dibuat kepada pemohon.
6. Formulir dan sistem
| Aset | Keterangan / tautan |
|---|---|
| Formulir permohonan pembuatan subdomain | [Diisi: tautan unduhan atau lokasi dokumen resmi] |
| Saluran pengajuan kepada Kepala DTSI | [Diisi: e-mail, tiket, atau formulir resmi DTSI] |
| Logbook subdomain | [Diisi: tautan atau lokasi pencatatan] |
Tautan dan formulir
Lengkapi tabel di atas dengan saluran yang disahkan Kepala DTSI. Verifikasi berkala (minimal saat tinjauan dokumen) agar IK ini selalu mencerminkan proses resmi institusi.
7. Rekaman wajib
- Formulir permohonan yang telah disetujui sesuai jalur a–f (arsip unit / salinan ke DTSI sesuai kebijakan).
- Bukti pengajuan kepada Kepala DTSI (langkah g).
- Entri logbook subdomain untuk setiap subdomain yang ditambahkan (langkah k).
- Bukti komunikasi kepada pemohon bila subdomain disesuaikan (langkah j) dan setelah subdomain siap (langkah l).
8. Tinjauan dokumen
Minimal setiap tahun atau segera setelah perubahan formulir, jalur persetujuan, atau proses DNS institusi.
Register: Daftar SOP Operasional · SOP induk: DTSI-SOP-OPS-14