Skip to content

Pengadaan, penerimaan, penyimpanan, dan pembuangan aset TI

Informasi Dokumen

Atribut Keterangan
Kode Dokumen DTSI-SOP-AST-04
Kode LPM —
Revisi 1.0
Tanggal Efektif — (ditetapkan saat persetujuan Kepala DTSI)
Pemilik Dokumen Departemen Teknologi dan Sistem Informasi (DTSI), Universitas Harapan Bangsa
Pemilik Proses Kepala Departemen Teknologi dan Sistem Informasi (DTSI)
Kelas Wajib
Status DRAFT — siap peninjauan pimpinan

1. Tujuan

Menyelenggarakan pengadaan barang/jasa TI, penerimaan berkualitas, penyimpanan aman, dan pemindahtanganan/pemusnahan yang menghapus data secara sah—selaras kebijakan pengadaan universitas, ISO/IEC 27002 (pembuangan aset), dan ISO/IEC 19770 untuk komponen lisensi.

2. Ruang lingkup

Perangkat keras, lisensi, jasa instalasi, dan konsultasi yang menjadi tanggung jawab DTSI. Pengadaan elektronik melalui marketplace cloud mengikuti juga DTSI-SOP-SUP-01.

3. Dokumen terkait

Dokumen Relasi
DTSI-SOP-AST-01 Pencatatan aset setelah terima
DTSI-SOP-AST-03 Lisensi yang dibeli
DTSI-SOP-SUP-01 Vendor & kontrak
DTSI-SOP-CPL-03 Retensi & pemusnahan data
DTSI-SOP-OPS-02 Perubahan dari pengadaan

4. Peran dan tanggung jawab

Peran Tanggung jawab
Kepala DTSI Persetujuan spesifikasi strategis dan ambang delegasi.
Pejabat pengadaan / unit keuangan Sesuai peraturan kampus [Diisi jabatan resmi].
Teknis DTSI Spesifikasi teknis, UAT penerimaan, wipe disk.

5. Prosedur — pengadaan

  1. Susun usulan kebutuhan dengan justifikasi bisnis, estimasi biaya, dampak keamanan/lingkungan.
  2. Pastikan vendor memenuhi persyaratan minimum institusi (NPWP, kontrak, asuransi bila jasa).
  3. Untuk pengadaan berisiko tinggi (cloud produksi, data sensitif), lengkapi penilaian DTSI-SOP-SUP-01.
  4. Lampirkan persyaratan garansi, SLA pengiriman, dan hak pengembalian.

6. Prosedur — penerimaan

  1. Periksa fisik/jumlah sesuai DO; uji fungsi dasar sesuai checklist.
  2. Tandatangani berita acara; unggah ke sistem keuangan/arsip.
  3. Serahkan ke DTSI-SOP-AST-01 untuk nomor aset dan CMDB.

7. Prosedur — penyimpanan

  1. Aset cadangan disimpan di gudang dengan akses terbatas (DTSI-SOP-PHY-01).
  2. Media berisi data sensitif tidak disimpan tanpa enkripsi atau brankas sesuai klasifikasi.

8. Prosedur — pembuangan & daur ulang

  1. Cabut dari jaringan; hapus data dengan metode yang disetujui (secure erase, degauss, penghancuran fisik) — dokumentasikan.
  2. Serahkan ke vendor e-waste bersertifikat bila diwajibkan kebijakan lingkungan.
  3. Patuhi retensi arsip kontrak DTSI-SOP-CPL-03.

Diagram ringkas

flowchart LR
  u[Usulan] --> k[Kontrak_PO]
  k --> t[Terima]
  t --> i[Inventaris]
  i --> o[Operasi_atau_gudang]
  o --> b[Pembuangan_terkendali]

9. Rujukan ISO (indikatif)

  • ISO/IEC 27002 — media disposal, equipment disposal.
  • ISO/IEC 19770 — aset perangkat lunak dalam pengadaan.

10. Rekaman wajib

  • PO, BA penerimaan, sertifikat wipe, bukti serah terima e-waste.

11. Indikator kinerja

Indikator Target
Aset pensiun tanpa bukti penghapusan data 0
Keterlambatan penerimaan tanpa eskalasi > [Diisi] hari 0

12. Tinjauan dokumen

Minimal tahunan atau setelah perubahan regulasi pengadaan pemerintah/swasta.

Register SOP: Daftar SOP Operasional