Pengetahuan operasional, runbook, dan arsip teknis
Informasi Dokumen
| Atribut | Keterangan |
|---|---|
| Kode Dokumen | DTSI-SOP-ADM-03 |
| Kode LPM | — |
| Revisi | 1.0 |
| Tanggal Efektif | — (ditetapkan saat persetujuan Kepala DTSI) |
| Pemilik Dokumen | Departemen Teknologi dan Sistem Informasi (DTSI), Universitas Harapan Bangsa |
| Pemilik Proses | Kepala Departemen Teknologi dan Sistem Informasi (DTSI) |
| Kelas | Rekomendasi |
| Status | DRAFT — siap peninjauan pimpinan |
1. Tujuan
Memastikan pengetahuan operasional (knowledge article, runbook, diagram arsitektur) tersedia, mutakhir, dan mudah ditemukan sehingga L1/L2 dapat menyelesaikan insiden cepat dan kontinuitas terjaga—selaras ISO/IEC 20000-1 (knowledge management) dan dokumentasi mutu ISO 9001 klausul 7.5.
2. Ruang lingkup
Prosedur teknis untuk layanan yang dioperasikan DTSI: infrastruktur, aplikasi kampus, integrasi, dan prosedur darurat operasional (bukan mengganti SOP formal kebijakan).
3. Dokumen terkait
| Dokumen | Relasi |
|---|---|
| DTSI-SOP-ADM-01 | Pengendalian versi dan retensi |
| DTSI-SOP-OPS-01 | Knowledge di service desk |
| DTSI-SOP-OPS-04 | Log dan monitoring |
| DTSI-SOP-BC-01 | BCP/DRP |
| DTSI-SOP-AST-02 | Informasi sensitif dalam dokumen teknis |
4. Jenis artefak
| Jenis | Kegunaan |
|---|---|
| Artikel pengetahuan | Langkah singkat untuk pengguna atau L1 (password reset, FAQ). |
| Runbook | Prosedur operasi/admin: restart, failover, rollback. |
| Arsip teknis | Diagram, as-built, skrip maintenance (versi terkendali). |
5. Peran dan tanggung jawab
| Peran | Tanggung jawab |
|---|---|
| Pemilik layanan | Menyetujui konten kritis, memastikan runbook sesuai produksi. |
| Pelaksana TI | Menulis/memperbarui setelah perubahan atau insiden mayor. |
| Koordinator pengetahuan | Indeks, duplikasi, pensiunan artikel usang. |
6. Prosedur
- Standar format: judul, layanan terkait, versi, tanggal, pemilik, lingkungan (dev/staging/prod).
- Pembuatan: setiap RFC besar atau insiden P1/P2 menghasilkan pembaruan runbook bila ada celah dokumentasi.
- Review: runbook produksi direview minimal setiap 6 bulan atau setelah perubahan arsitektur.
- Publikasi: simpan di repositori kanonik [Diisi: wiki, Git, ITSM KB]; tautkan dari tiket contoh.
- Akses: batasi dokumen yang memuat kredensial atau topologi sensitif; gunakan vault referensi, bukan teks polos.
- Pensiunan: tandai usang, arsipkan, hapus duplikat.
7. Rujukan ISO (indikatif)
- ISO/IEC 20000-1 — manajemen pengetahuan layanan.
- ISO 9001:2015 — 7.5 informasi terdokumentasi.
8. Rekaman wajib
- Log revisi artikel/runbook, hasil review berkala.
9. Indikator kinerja
| Indikator | Target |
|---|---|
| Insiden P1/P2 tanpa pembaruan KB bila teridentifikasi celah | [Diisi: target institusi, mis. ≤ 20%] |
| Runbook produksi lewat jadwal review | 0 |
10. Tinjauan dokumen
Minimal tahunan atau setelah migrasi besar alat dokumentasi.
Register SOP: Daftar SOP Operasional