Perencanaan biaya, chargeback/showback (jika ada), dan optimasi sumber daya TI
Informasi Dokumen
| Atribut | Keterangan |
|---|---|
| Kode Dokumen | DTSI-SOP-FIN-01 |
| Kode LPM | — |
| Revisi | 1.0 |
| Tanggal Efektif | — (ditetapkan saat persetujuan Kepala DTSI) |
| Pemilik Dokumen | Departemen Teknologi dan Sistem Informasi (DTSI), Universitas Harapan Bangsa |
| Pemilik Proses | Kepala Departemen Teknologi dan Sistem Informasi (DTSI) |
| Kelas | Rekomendasi |
| Status | DRAFT — siap peninjauan pimpinan |
1. Tujuan
Menyusun perencanaan biaya TI yang transparan, memantau konsumsi (showback atau chargeback jika diberlakukan), dan mengusulkan optimasi agar alokasi anggaran selaras prioritas institusi—mendukung ISO/IEC 38500 (evaluate penggunaan sumber daya TI).
2. Ruang lingkup
Biaya operasi dan modal yang menjadi tanggung jawab DTSI: infrastruktur, lisensi, cloud, dukungan vendor, dan proyek. Bukan mengganti peraturan akuntansi universitas; berkoordinasi dengan unit keuangan.
3. Dokumen terkait
| Dokumen | Relasi |
|---|---|
| DTSI-SOP-GOV-01 | Arah investasi TI |
| DTSI-SOP-GOV-02 | Portofolio proyek |
| DTSI-SOP-AST-01 | Basis aset untuk depresiasi/alokasi |
| DTSI-SOP-AST-03 | Renewal lisensi |
| DTSI-SOP-OPS-07 | Kapasitas & efisiensi teknis |
| DTSI-SOP-SUP-01 | Kontrak cloud |
4. Definisi
| Istilah | Makna |
|---|---|
| Showback | Laporan pemakaian biaya ke unit pemangku tanpa tagihan wajib. |
| Chargeback | Pembebanan internal berdasarkan meter pemakaian. |
| FinOps ringan | Praktik kolaborasi teknis-keuangan untuk cloud. |
5. Peran dan tanggung jawab
| Peran | Tanggung jawab |
|---|---|
| Kepala DTSI | Menyampaikan usulan anggaran dan trade-off ke pimpinan. |
| Analis/planner biaya TI | Agregasi tagihan, alokasi, proyeksi. |
| Arsitek / admin cloud | Rekomendasi rightsizing, reserved instance, penutupan sumber daya nganggur. |
6. Prosedur
- Katalog pos biaya: kelompokkan OPEX/CAPEX (personel mitra, lisensi, infrastruktur, SaaS, listrik kolokasi bila relevan).
- Baseline tahunan: bandingkan dengan tahun sebelumnya; jelaskan variasi (proyek baru, kenaikan harga, pertumbuhan pengguna).
- Alokasi: jika showback/chargeback, tetapkan kunci alokasi yang adil (seat, VM, storage TB, bandwidth) dan publikasikan ke unit.
- Review kuartal dengan DTSI-SOP-ADM-02: identifikasi pemborosan, zombie resource, lisensi tidak terpakai.
- Optimasi teknis: koordinasi dengan DTSI-SOP-OPS-07 untuk kapasitas.
- Dokumentasi: simpan versi ringkasan untuk audit internal.
7. Rujukan ISO (indikatif)
- ISO/IEC 38500 — evaluasi kinerja dan penggunaan sumber daya TI.
8. Rekaman wajib
- Ringkasan biaya kuartal, daftar tindakan optimasi, persetujuan pengecualian anggaran.
9. Indikator kinerja
| Indikator | Target |
|---|---|
| Renewal kritikal tanpa perencanaan anggaran H-90 | 0 |
| Temuan optimasi tanpa status tindak lanjut setelah 2 kuartal | [Diisi] |
10. Tinjauan dokumen
Minimal tahunan atau setelah perubahan kebijakan anggaran universitas.
Register SOP: Daftar SOP Operasional