Portofolio inisiatif/proyek TI & penyelarasan dengan kebutuhan institusi
Informasi Dokumen
| Atribut | Keterangan |
|---|---|
| Kode Dokumen | DTSI-SOP-GOV-02 |
| Kode LPM | LPM.UHB.SOP04.04.06.03.05 |
| Revisi | 1.0 |
| Tanggal Efektif | — (ditetapkan saat persetujuan Kepala DTSI) |
| Pemilik Dokumen | Departemen Teknologi dan Sistem Informasi (DTSI), Universitas Harapan Bangsa |
| Pemilik Proses | Kepala Departemen Teknologi dan Sistem Informasi (DTSI) |
| Kelas | Rekomendasi |
| Status | DRAFT — siap peninjauan pimpinan |
1. Tujuan
Mengelola portofolio inisiatif dan proyek TI agar prioritas, sumber daya, dan risiko selaras kebutuhan institusi, tidak tumpang tindih, dan menghasilkan manfaat terukur—mendukung ISO/IEC 38500 dan praktik manajemen proyek (acuan ISO 21500 indikatif).
2. Ruang lingkup
Proyek TI yang memerlukan sumber daya DTSI di atas ambang [Diisi institusi: mis. >40 jam atau >Rp …], termasuk pengadaan sistem, integrasi besar, dan modernisasi infrastruktur.
3. Dokumen terkait
| Dokumen | Relasi |
|---|---|
| DTSI-IK-OPS-10-02 | IK — permohonan pembuatan aplikasi/situs web: keputusan in house / vendor (LPM) |
| DTSI-SOP-GOV-01 | Arah dan persetujuan strategis |
| DTSI-SOP-OPS-02 | Perubahan teknis dari proyek |
| DTSI-SOP-AST-04 | Pengadaan aset |
| DTSI-SOP-SUP-01 | Mitra proyek |
| DTSI-SOP-ADM-01 | Dokumentasi charter dan laporan tahap |
4. Definisi
| Istilah | Makna |
|---|---|
| Inisiatif | Usulan perbaikan atau fitur yang mungkin menjadi proyek. |
| Proyek | Usaha terbatas waktu dengan keluaran unik dan anggaran/sumber daya. |
| Portofolio | Kumpulan proyek dan inisiatif yang dibandingkan untuk prioritas. |
5. Peran dan tanggung jawab
| Peran | Tanggung jawab |
|---|---|
| Kepala DTSI | Menyetujui masuk portofolio strategis dan freeze sumber daya. |
| PMO ringan / koordinator portofolio | Daftar prioritas, dependensi, pelaporan status. |
| Sponsor unit | Manfaat bisnis, ketersediaan pengguna, UAT. |
| Manajer proyek | Rencana, risiko, komunikasi stakeholder. |
6. Prosedur
- Intake: unit mengajukan ringkasan manfaat, ruang lingkup kasar, estimasi biaya/waktu melalui saluran resmi [Diisi: formulir/tiket].
- Klasifikasi: DTSI menilai dampak layanan, keamanan, dan ketergantungan dengan proyek lain.
- Prioritisasi: skor atau matriks (nilai vs usaha) disetujui dalam forum portofolio atau tinjauan manajemen.
- Charter: untuk proyek disetujui, dokumentasikan tujuan, sponsor, PM, dan batas waktu.
- Pelaksanaan: perubahan produksi melalui DTSI-SOP-OPS-02; risiko proyek direview bulanan.
- Penutupan: serah terima ke operasi, pembaruan CMDB/dokumentasi, pelajaran yang didokumentasikan.
Diagram ringkas
flowchart TD
in[Intake] --> ev[Evaluasi_dampak]
ev --> pri[Prioritas]
pri --> ch[Charter]
ch --> ex[Eksekusi_RFC]
ex --> cl[Penutupan]7. Rujukan ISO (indikatif)
- ISO/IEC 38500 — tata kelola atas portofolio TI.
- ISO 21500 — panduan manajemen proyek (referensi umum).
8. Rekaman wajib
- Register portofolio, charter, notulen prioritisasi, laporan penutupan proyek.
9. Indikator kinerja
| Indikator | Target |
|---|---|
| Proyek aktif tanpa sponsor atau PM yang ditunjuk | 0 |
| Penutupan tanpa serah terima operasi | 0 |
10. Tinjauan dokumen
Minimal tahunan atau setelah perubahan besar cara penganggaran TI.
Register SOP: Daftar SOP Operasional