Pengendalian dokumen & rekaman (SMKI, ITSM, mutu)
Informasi Dokumen
| Atribut | Keterangan |
|---|---|
| Kode Dokumen | DTSI-SOP-ADM-01 |
| Kode LPM | — |
| Revisi | 1.0 |
| Tanggal Efektif | — (ditetapkan saat persetujuan Kepala DTSI) |
| Pemilik Dokumen | Departemen Teknologi dan Sistem Informasi (DTSI), Universitas Harapan Bangsa |
| Pemilik Proses | Kepala Departemen Teknologi dan Sistem Informasi (DTSI) |
| Kelas | Wajib |
| Status | DRAFT — siap peninjauan pimpinan |
1. Tujuan
Memastikan dokumen dan rekaman DTSI (kebijakan, SOP, konfigurasi, tiket, log) dibuat, disetujui, didistribusikan, disimpan, dan dimusnahkan secara terkendali sehingga audit SMKI, ITSM, dan mutu dapat dilakukan—selaras ISO/IEC 27001 (dokumentasi), ISO 9001 klausul 7.5, dan ISO/IEC 20000-1.
2. Ruang lingkup
Seluruh dokumen yang dimiliki atau dikendalikan DTSI (termasuk yang dipublikasikan di situs dokumentasi mutu) dan rekaman bukti pelaksanaan proses TI.
3. Dokumen terkait
| Dokumen | Relasi |
|---|---|
| DTSI-SOP-ADM-03 | Runbook dan pengetahuan operasional |
| DTSI-SOP-ADM-02 | Tinjauan manajemen |
| DTSI-SOP-AST-02 | Klasifikasi informasi pada dokumen |
| DTSI-SOP-CPL-03 | Retensi & pemusnahan data |
| DTSI-SOP-OPS-01 | Rekaman tiket layanan |
4. Definisi
| Istilah | Makna |
|---|---|
| Dokumen | Kebijakan, SOP, panduan, template yang memuat versi dan pemilik. |
| Rekaman | Bukti kejadian: log, tiket, ekspor CMDB, bukti persetujuan, hasil uji. |
| Dokumen terkendali | Perubahan hanya melalui revisi bernomor dan persetujuan pemilik dokumen. |
5. Penomoran dan metadata
- SOP operasional memakai kode DTSI-SOP-* sesuai Daftar SOP Operasional.
- Setiap dokumen terkendali memuat: kode, revisi, tanggal efektif, pemilik dokumen/proses, status.
- Dokumen sensitif diberi penanda klasifikasi (lihat DTSI-SOP-AST-02); akses mengikuti kebutuhan tahu.
6. Peran dan tanggung jawab
| Peran | Tanggung jawab |
|---|---|
| Kepala DTSI | Menyetujui publikasi SOP wajib dan pengecualian retensi. |
| Koordinator dokumentasi | Repository kanonik, indeks, konsistensi format. |
| Penulis / pemilik proses | Konten akurat, usulan revisi, lampiran teknis. |
| Pelaksana | Mencatat rekaman sesuai SOP masing-masing. |
7. Prosedur — siklus hidup dokumen
- Usulan: perubahan melalui tiket atau rapat; dokumentasikan pemicu (audit, insiden, perbaikan proses).
- Penyusunan draf: gunakan template DTSI; rujuk standar ISO secara indikatif.
- Peninjauan: minimal satu rekan sejawat untuk SOP wajib; cek tautan internal dan konsistensi istilah.
- Persetujuan: Kepala DTSI untuk SOP kelas wajib; kelas rekomendasi sesuai delegasi yang ditetapkan.
- Publikasi: unggah ke kanal resmi [Diisi: repositori Git/MkDocs, portal mutu, dll.]; catat tanggal efektif.
- Distribusi: umumkan perubahan material ke tim terdampak; perbarui nav indeks bila perlu.
8. Prosedur — rekaman
- Simpan rekaman pada sistem yang ditetapkan (ITSM, DMS, repositori log) dengan retensi selaras DTSI-SOP-CPL-03.
- Rekaman elektronik dilindungi dari pengubahan sembarangan (immutability atau kontrol akses sesuai risiko).
- Pemusnahan rekaman hanya setelah masa retensi dan dengan bukti (log/tanda terima).
9. Rujukan ISO (indikatif)
- ISO/IEC 27001 — pengendalian dokumentasi SMKI.
- ISO 9001:2015 — 7.5 informasi terdokumentasi.
- ISO/IEC 20000-1 — rekaman manajemen layanan.
10. Rekaman wajib (meta)
- Daftar dokumen terkendali DTSI, log persetujuan revisi, bukti komunikasi distribusi versi baru.
11. Indikator kinerja
| Indikator | Target |
|---|---|
| SOP wajib tanpa metadata lengkap | 0 |
| Rekaman kritikal di luar sistem resmi tanpa pengecualian tercatat | 0 |
12. Tinjauan dokumen
Minimal tahunan atau setelah audit eksternal, merger proses, atau insiden terkait kehilangan dokumen.
Register SOP: Daftar SOP Operasional